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Tener una comunicación efectiva es crucial en el logro de los objetivos grupales de un proyecto, una comunidad, organización o empresa. No obstante, también es uno de los mayores desafíos que enfrentamos en el liderazgo de equipos. Tan es así que los resultados y la calidad del trabajo grupal, así como las relaciones interpersonales están directamente vinculados con la forma en que el grupo se comunica.
En qué consiste la comunicación efectiva
Una comunicación efectiva hace que los integrantes de un equipo:
sientan que son tomados en cuenta,
perciban que sus opiniones son escuchadas con suficiente atención y,
sientan que son una parte muy valiosa en la ejecución de los objetivos.
Por el contrario, una comunicación deficiente trae la desinformación y puede generar caos, confusión y malas interpretaciones. Además, puede ser un obstáculo para que las actividades planificadas no se lleven a cabo lo que, a su vez, conduce a que los objetivos o métricas no se cumplan y los recursos, incluyendo tiempo y relaciones, no se maximicen.
Por tanto, una comunicación deficiente no es algo deseable en el liderazgo de equipos. En este contexto, un liderazgo responsable debe valorar la comunicación e implementar mejoras, de ser necesario.
La buena noticia es que es posible lograr una comunicación efectiva en el equipo. La pregunta clave es ¿Cómo hacerlo?
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¿Cómo mejorar la comunicación en un grupo?
No cabe duda de que las dificultades que impiden la comunicación pueden afectar la consecución de los objetivos. Mejorar la comunicación supone prestar atención a los procesos que consisten en informar y en enviar y recibir mensajes.
A continuación, te presento algunas recomendaciones para que mejores la forma de comunicación en el grupo:
Programar reuniones periódicas
Cuando un grupo se reúne periódicamente, se produce un espacio donde se comparte el progreso de cada quien y se aclaran dudas. Además, se fomentan las relaciones y se contribuye al logro de los objetivos.
Estas reuniones son más amenas cuando, por ejemplo, se comparte un refrigerio, hay información por escrito, hay apoyo de la tecnología y existe la seguridad y la confianza de poder opinar libremente y sin prejuicios.
La clave es asegurar que haya una agenda clara y definida y que los integrantes del grupo conozcan el propósito y el porqué de la reunión. No es necesario que haya una reunión para todo. De hecho, hay situaciones que puede ser más efectivo resolverlas a través de mail o llamadas.
Planificar los puntos a tratar en la reunión con anticipación
Una agenda bien definida puede mejorar significativamente la comunicación grupal. Por esta razón, se deben determinar con anticipación los temas importantes a discutir y programar el tiempo suficiente para que cada integrante exprese sus dudas u opiniones. Esto generará reuniones sean más productivas y con sentido.
Fomentar la comunicación positiva
Este tipo de comunicación se propicia y se hace parte en la dinámica de trabajo a través de sesiones de intercambio de información, lluvias de ideas o elaboración de propuestas. Estas son dinámicas en las que cada integrante puede aportar desde su perspectiva y experiencia. La idea es que cada idea sea valorada, validada y reconocida de forma positiva.
Adicional,
Hacer uso de las nuevas tecnologías en línea
En la actualidad, la tecnología provee aplicaciones que representan herramientas de trabajo que favorecen la comunicación grupal. Mediante este tipo de herramientas se puede:
mantener informado al grupo sobre los proyectos,
compartir archivos,
hacer videoconferencias, entre otras capacidades.
No obstante, es importante procurar que el uso sea estrictamente profesional y no se preste para hacer chistes o compartir información no relacionado al espacio de trabajo. Esto podría provocar incomodidad entre los integrantes y se puede prestar para malos ratos. Además, es importante velar el lenguaje y los tonos con los que se escribe para evitar que las demás personas mal interpreten lo que leen.
Priorizar la transparencia
Para mantener la eficiencia, es necesario que la comunicación sea transparente y asertiva. Que exista un clima de confianza para que los integrantes puedan hablarse con respeto y sin temor a ofensas y ataques personales. Para esto, una clave es dialogar manteniendo el enfoque en la situación a resolver y no en la persona.
Ofrecer Retroalimentación o feedback de forma seguida
Siempre es necesario estimular el feedback o retroalimentación entre los integrantes. Un feedback bien comunicado conduce al mejoramiento del desempeño individual y grupal y a generar nuevas ideas y proyectos. Ofrecer feedback permite que las habilidades individuales mejoren. Además, es una vía para resaltar el valor del trabajo dentro del contexto general y de aumentar la motivación y el compromiso.
El feedback es deseable. No hay que tener miedo a solicitarlo, ya seas integrante o líder de un equipo. El feedback, desde mi perspectiva, te hace crecer, te hace ver puntos ciegos que, tal vez, pasabas por alto y te predispone a entender que no tienes que hacerlo todo perfecto o que no puedes cometer errores.
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Organizar reuniones individuales
Una comunicación eficiente debe darse tanto a nivel grupal como individual. Las reuniones individuales brindan la oportunidad de resolver conflictos y asuntos específicos y también dan pie a establecer planes de acción para atajar situaciones que están ocurriendo y que están afectando al equipo per se.
Estas reuniones individuales también se pueden organizar entre subgrupos o comités de trabajo para fortalecer las interacciones y propiciar la colaboración efectiva entre todas las partes.
Liderar con el ejemplo
Los integrantes del equipo aportarán sus opiniones e ideas y participarán en mayor medida si les incentiva a que lo hagan. En ese sentido, el líder servirles de motivación.
Asignar tareas y responsabilidades
Asignar tareas junto con los resultados deseados es un buen comienzo. Cada integrante tiene que conocer los objetivos y las expectativas para que pueda actuar acorde. De igual manera, tiene que saber cuál es su papel dentro del grupo, las cadenas de mando y los canales de comunicación en caso de que requiera elevar alguna situación.
Para concluir...
Lograr una comunicación efectiva es una herramienta clave para el éxito en el liderazgo de equipos. Y, aunque pueda ser un reto porque, como dice el refrán cada persona es un “mundo aparte”, al final del camino todos salen ganando. Solo por mencionarte algunas “ganancias”: manejo saludable de conflictos, fortalecimiento de las relaciones interpersonales, habilidades en inteligencia emocional, aceptación de la diversidad de ideas y opiniones, aumento de confianza en el equipo y, obviamente, mejores resultados.
¿Conoces alguna otra forma de lograr una comunicación efectiva? Déjame tu comentario y cuéntame tu experiencia.
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